粤财大研〔2024〕65号

各研究生培养单位：

为进一步规范研究生学位材料的归档整理工作，提升归档工作质量和效率，根据学校档案馆相关归档工作要求，现就2024届毕业研究生学位档案材料移交工作通知如下：

一、工作职责

研究生学位材料是研究生教育教学档案的重要部分，也是学校人才培养工作的重要证和历史记录，属于永久性档案资料。各研究生培养单位应高度重视归档工作，确保研究生学位材料齐全完整、整理规范、目录完备，于12月13日前，完成2024届授予学位研究生的学位材料归档。对于不按规定归档或者不按期移交档案的，研究生院与校档案馆将进行通报，必要时列入学校督办事项。

二、归档方式

遵循“谁招生、谁培养、谁负责”原则，由各培养单位整理录入后提交研究生院审核，审核完成后移交校档案馆。

三、归档事宜

（一）归档材料及排序

1.研究生硕士学位论文（一式2份）；

2.研究生开题材料（一式1份，每人按“开题评审表、开题报告、开题报告会记录表”叠放排序，存在二次开题的，需将两次开题材料一并提交，顺序为“开题评审表（第1次）、开题报告（第1次）、开题报告会记录表（第1次）、开题评审表（第2次）、开题报告（第2次）、开题报告会记录表（第2次）”）；

3.研究生学位申请材料（一式1份，每人按“学位申请书、指导教师评语、论文评阅书（含评阅意见不通过以及重新评阅的评阅书，法律硕士为3个评阅专家，其它专业一般为2个评阅专家）、答辩会议记录、答辩决议书、授予决定书”排序，存在二次申请学位的，需将两次学位申请材料一并提交，顺序参照材料2两次开题材料的排序规则）；

4.研究生学籍表（一式1份）；

5.研究生个人培养计划书（一式1份）；

6.研究生成绩登记表（一式1份，培养单位在成绩单左下角压住成绩栏边框盖章）；

7.研究生实习材料（各一式1份，每人按“实习鉴定表、实习报告”叠放排序）；

8.研究生论文答辩表决票（按答辩委员人数实交，存在二次答辩的，需将两次答辩表决票一并提交，顺序参照材料2两次开题材料的排序规则）;

9.研究生中期考核表（一式1份）；

10.学位信息备案表（一式1份）。

11.其它具有保存价值的材料。

（二）纸质材料的整理

1.立卷：每名学生的材料立为一卷，档号模式为“毕业年份-JX16.12-案卷号”，“毕业年份（四位整数）-JX16.12”表示实体分类号，案卷号使用研究生院给学生编排的号码（另行下发），卷内文件材料严格按照“排序”顺序排列并且保证材料的完整，卷与卷之间按照学位证书编号顺序排列。

2.卷内文件的编页：每个学生需编写一个总页码，在论文后第一份材料的第一页用阿拉伯数字从“论文的页码+1 ”开始逐页流水编制。页号的位置编写在正面的右下角，反面的左下角，统一用钢笔书写，空白页不编页。

3.文件的修整：去除卷内文件上的金属物，如：钉书针、回形针等，以防年久锈蚀文件，同一个学生的材料用一个夹子夹好。

4、填写档案章：各培养单位在研究生论文和该研究生的其他材料的第一份文件的右上角盖上档号章，并填写好相同的档号信息。

（三）电子材料的整理

注意收集、保存好与纸质材料相对应的电子文件，以PDF格式保存，著录时作为纸质文件附件上传，文件名为“姓名+材料名”，如：XXX学籍表等。

（四）卷内目录的填写

卷内目录需一边整理一边填写，每个学生一份，可根据校档案馆提供的卷内目录的模板并结合各单位材料的情况做相应的调整后，填写好相关的信息，培养单位务必保证信息准确，此件将作为移交具体材料的依据。

（五）填写卷内备考表

每卷档案务必保证材料的齐全，填写一份《卷内备考表》，如有缺失等情况须要在备考表中写明，同时注明立卷人的姓名及立卷时间。

（六）系统著录

各培养单位需在档案管理系统中录入移交档案信息，包括案卷目录、卷内目录，著录研究生姓名、论文题名、页码、毕业年份等信息。

（七）档案装盒

按照档号顺序，每3卷档案装入1个档案盒，不同培养层次、培养类型学生的档案不能放在一个档案盒里。档案号用铅笔填写在档案盒背脊上。

（八）档案移交

各培养单位在档案管理系统中打印出案卷移交目录，各培养单位在移交人处签名，研究生院盖章，校档案馆验收无误后，签字接收，移交案卷目录交接双方各存一份备查。

各培养单位须高度重视学位材料的归档工作，于9月30日前将分管领导、工作人员信息交至研究生院（揽月楼319办公室）。

附件：广东财经大学硕士毕业研究生档案卷内目录（模板）.docx

                                研究生院    校档案馆

                                   2024年9月26日